ChatGPT en workflows bij intakes voor ondernemers

Waarom intakes vaak tijdrovend zijn

Als ondernemer wil je nieuwe klanten goed leren kennen. Maar een intakegesprek kost vaak meer tijd dan je lief is. Je stelt dezelfde vragen, maakt aantekeningen en verwerkt alles achteraf in een verslag of offerte. Zonde van je uren – zeker als je die tijd beter kunt besteden aan je kernwerk.

Hier komt ChatGPT om de hoek kijken. Met slimme workflows kun je veel van dit proces automatiseren zonder dat het onpersoonlijk wordt.

Hoe ChatGPT je intakeproces stroomlijnt

ChatGPT kan intakevragen structureren, antwoorden samenvatten en zelfs eerste conceptverslagen maken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Vooraf vragen verzamelen via een formulier of mail.

• ChatGPT inzetten om antwoorden te analyseren en te clusteren.

• Een samenvatting of profiel genereren die je meeneemt naar het intakegesprek.

• Conceptvoorstellen of offertes automatisch laten schrijven op basis van de input.

Zo verschuift jouw rol van notulist naar gesprekspartner. Jij kunt je richten op de nuances, terwijl ChatGPT de basisinformatie al heeft verwerkt.

Praktische workflow: van intake naar actie

Een mogelijke workflow ziet er zo uit:

1. Nieuwe klant vult een intakeformulier in.

2. Antwoorden gaan automatisch naar ChatGPT.

3. ChatGPT maakt een overzicht met kernpunten, behoeften en mogelijke valkuilen.

4. Jij gebruikt dit document als startpunt voor het intakegesprek.

5. Na afloop laat je ChatGPT een verslag of conceptvoorstel genereren.

Zo bouw je consistentie in én houd je grip op de klantinformatie.

De voordelen voor jou als ondernemer

• Tijdbesparing: minder typen, meer focussen.

• Betere voorbereiding: je gaat elk gesprek in met een helder klantbeeld.

• Professionele uitstraling: klanten merken dat je hun situatie snel begrijpt.

• Meer rust in je hoofd: je weet dat er niets ‘kwijt’ raakt.

Kortom: je zet AI niet in ter vervanging van je contact, maar als slimme assistent.

Waar je op moet letten

Automatisering klinkt fijn, maar een intake blijft mensenwerk. Enkele aandachtspunten:

• Controleer altijd de output van ChatGPT.

• Bewaak de privacy van klantgegevens.

• Zorg dat je eigen stem en stijl overeind blijven in offertes en mails.

Zie ChatGPT dus als hulpmiddel, niet als eindverantwoordelijke.